向上沟通,懂得汇报工作的人才能驰骋职场

人生所有的机会,都在全力以赴的路上遇到,你奋力奔跑的姿势,那是你最美的样子。——开篇格言

很多职场人都有一个误区,把汇报工作当成是一种“拍马屁”的行为,认为与领导走的太近会受到其他同事的冷眼和排挤。所以,他们选择能避开就避开,尽量不与领导有过多的交际。而且,他们还认为少与领导接触,可以少让领导发现错误,还能少挨批评。

我刚入职场的时候,也是这样的想法,能避开领导就避开领导,能少接触就少接触。但是后来,当我管理团队的时候,我发现这是一种非常错误的想法。

领导也有自己的岗位职责,都比较忙,很多时候根本无暇顾及下面的员工做了些什么。要知道,在绩效考评的时候,对于不了解的员工,领导根本不可能会给出优秀的评价。

其实在工作中,你必须做领导认为重要的事情,因为你的绩效是领导评定的,你在职场发展的如何,很大程度上受领导的影响和制约。就算你再有能力、再有水平,如果领导对你一无所知,压根就不知道你一天到晚在干啥,那你肯定是很难走得长远的。

所以,你不能等着领导来问你在干什么,而是要主动向上沟通,汇报你都干了些什么。

向上沟通,懂得汇报工作的人才能驰骋职场

一、汇报工作是非常必要的

身在职场,如果你能够坚持定期向领导汇报工作,就算领导没有积极地回复你,那你也会给领导留下一个非常好的印象。

(一)汇报工作能够确保你工作方向的正确

我们都知道,在完成工作的过程中,即便是经常沟通,也都会出现偏差和断层,毕竟每个人都是不同的个体,思想观念和理解能力也都不一样。如果不经常沟通,那这种偏差和断层将会更加严重。

及时向领导汇报工作最重要的目的之一,就是确保自身工作方向的正确。

正确的方向大于盲目的努力。方向正不正确,只有领导说了算。倘若你觉得你理解了领导的意图,然后大兴土木干、热火朝天地干了半天,最后万一和领导的思路对不上,那你岂不是白干了。

所以,及时找领导汇报工作,就是在不断地确认工作方向,只有方向正确了,才能得到正确的结果。

(二)汇报工作能够得到领导的反馈和支持

领导之所以为领导,通常都有他的过人之处。通常来说,领导拥有更大的交际圈和资源人脉,很多在你看来是非常困难的问题,也许对领导来说,就是小事一桩、小菜一碟。

你及时向领导汇报工作,领导一般都会给出一些反馈,甚至是一些非常实用的意见建议。有了这些意见建议,你肯定能够更加轻松顺利地完成工作。

从另一个层面来说,领导知道你在干什么,只要不反对,那就是默许和支持。这样,有了领导的支持,你干工作是不是就更加积极和有信心了。

(三)汇报工作能让你持续获得领导的关注

有的人认为,打扰上级永远不如沉默要好,因为领导可能会认为你工作能力不足,处处需要帮助。事实上,并不是这样的。

你经常向领导汇报工作,并寻求领导的意见和帮助,领导会更加喜欢你。因为,领导经常帮助你,就好比在你身上进行了投资,他当然希望他的投资能够有一个好的结果,只要你不是问一些太低级的问题。

而且,在很多人都不主动汇报工作的情况下,你主动汇报工作是不是就把自己凸显了出来,引起了领导的关注。时间久了,领导自然会对你印象深刻,绩效评估的时候,也肯定会更加青睐你。

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二、汇报工作需要注意的三个方面

斯威夫特曾说:万事离不开方法,世界离不开秩序。凡事都是有方法和技巧的,掌握了正确的方法,势必会事半功倍。当然,汇报工作也不例外。

(一)定期汇报完成的工作

汇报工作应该具备一定的规律,最好是兼顾领导的作息和工作的需要,建议每周汇报一次,可以放在每周五或者每周一。每周五是一周工作结束的时间,每周一则是一周工作开始的时间,都是比较好的。

每周的工作汇报,建议拟制一份简要的工作清单,因为有了工作清单,就算领导当时没有时间,事后也可以查看你完成了哪些工作。而且,书面的材料会让领导认为你工作更加认真和细心。需要注意的是,不要事无巨细地汇报,要根据领导的工作习惯,简明扼要捡重点地汇报。

对于重要且敏感的工作,一定要完成后就立即汇报,因为领导需要及时掌握相关的情况。事实上,只要是领导认为比较重要的事情,都应该第一时间汇报,以方便领导统筹全盘或者制定决策。

(二)及时汇报下一个阶段的工作计划

即便是非常有经验的职场人,在工作中也会出现这样的情况:领导想让你做A,你计划的却是做B,如果领导安排的工作是通过其他人传达的,你可能还会理解成C。所以,及时向领导汇报下一个阶段的工作计划非常重要,因为这能确保你和领导始终是在同一个节奏上的。

与汇报已经完成的工作相同,工作计划也应该定期汇报,可以与完成的工作合并在一起,罗列到一张清单上。第一部分是完成的工作,第二部分是计划的工作。如果再详细一点,可以加上第三部分,需要重点汇报的其他工作。

当然,在了解你的工作计划之后,领导很有可能会给你提示或者意见建议,要知道这对你完成工作是十分有帮助的。所以,及时汇报下一个阶段的工作计划,同等重要。

(三)当面汇报才能掌握主动

对于大多数人来说,可能会选择以工作邮件的方式汇报工作,这没什么问题。但是,如果你能拿着纸质的工作清单,当面向领导汇报,你的工作将会更有成效。

原因有三:一是当面汇报可以把某些工作汇报得更加清楚,方便领导掌握;二是当面汇报你能更好地了解领导,把握领导的工作重点;三是当面汇报有表情言语的相互交流,领导能看到你,这会让领导对你产生一个更加直观具体的印象。

我们都知道,面对面沟通是最有效的交流方式,而且面对面交流还能拉近你和领导的距离。所以,一定要养成一个良好的习惯,不要等领导来找你,定期找领导当面汇报工作。

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三、汇报工作的基本逻辑

无论是口头汇报,还是书面汇报,我们都必须让领导听得清楚明白。所以,汇报工作一定要有逻辑性,既重点突出,又清晰明了。

日本作家大石哲之在他的畅销书《靠谱》中,提到了一个非常实用的汇报方法——PERP。

P——point(观点)

E——reason(原因)

R——example(案例)

P——point(观点)

也就是说,你在汇报工作或者表达观点的时候,应该首先提出结论性的观点,然后列出客观事实支撑你的观点,之后再举出补充案例,最后再重申观点。

(一)提出观点

领导需要什么,我们就应该提供什么。对于绝大多数工作来说,领导最想听到的肯定是工作结果,也就是工作完成的情况,是完成了,还是没完成,完成到什么程度,还是造成了什么影响。要知道,当领导的时间都很宝贵,都不愿意听废话。

从沟通学的角度来看,直接提出观点,能够让沟通的双方更加明确谈话的核心和焦点,不至于对方讲了半天,不知道对方想要表达什么意思。

直接提出结论性观点,就是用一句简明扼要的话开门见山汇报工作结果,让领导马上就得到他想要的。如果领导觉得知道工作结果就可以了,那你就不用继续汇报了;但是如果领导对某些工作细节感兴趣,那你就可以进入下一个环节了。

(二)数据支撑

列出支撑数据,实际上就是对工作细节的阐释,领导想要了解哪个方面,你就向领导解释哪个方面。

在这一块需要格外注意的是,你一定要对汇报的工作非常熟悉,另外,要确保你提供的数据或信息准确无误。千万不要出现领导问你的时候,你啊啊呜呜,用了一堆“可能”“大概”“也许”等模糊不确定的词语,这会让领导对你产生怀疑,对你的信任也会大打折扣。

所以,在汇报工作前,你要做足准备,提前揣摩领导可能会对那些细节感兴趣,有所重点地加以准备。只有这样,你的工作汇报才能起到想要的效果,也才能获得领导的肯定。

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(三)案例补充

案例补充,大多数用在表达观点时候,也就是你向领导提出意见建议的时候。领导问你为什么要这样计划或者这样做,你举出适当的例子加以说明。

这实际上也是一种汇报,一种对工作思路的汇报。如果你能汇报得有鼻子有眼,还能旁征博引举例说明,那领导肯定会觉得你是一个思路非常清晰的员工。时间久了,自然会对你产生信任,认为你做事就是靠谱。

但是,清晰的工作思路,需要在工作之外的时间努力学习,如果脑袋空空,是不可能举出案例来的,这也提示我们,要多读书多学习,多提升内在的思维。

(四)重申结论

当你完成上面三个环节的时候,已经过了一段时间,听众的注意力会有所发散,这时候你重申观点,不仅是对以上数据和案例的总结,更是对你自身观点的强化,让你的观点更有说服力,从而赢得领导的肯定和认同。

当你表达完了以后,你只需要静静地等待,因为领导肯定会对你有所反馈。

这就是PERP汇报工作法的4个步骤。当然,在实际运用的过程中,也并不是非要一个环节不落地用上。你只需要跟着领导的思路,领导想要什么,你就提供什么。如果领导没有明确,你就按照这个思路汇报。相信这样汇报工作的你,肯定会让领导眼前一亮,进而得到肯定。

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四、汇报工作之独立思考

什么样的工作汇报是最好的汇报?

《精英律师》中戴曦的汇报就是最好的汇报!

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罗槟:你最近多花点时间,研究一下《反不正当竞争法》。

戴曦:柏静红被告,是因为侵犯商业秘密,但她好像还不是咱们的客户吧。

罗槟:她很快就会是的。

戴曦:我觉得她那个泄密案,更加适用于工商局的若干规定,不是所有的机密都是商业机密。

罗槟:那你马上把所有的,跟泄露商业机密有关的法律规定全都找来。

戴曦摆弄了一下手机,不到半分钟:已经发您了。

戴曦的工作汇报有三个特点:

1.独立的判断和思考。对于柏静红的案子,戴曦并没有完全等着他的上司罗槟,而是结合自己的理解,提出“柏静红的案子更是适用于工商局的若干规定”。

2.把工作做到领导前面。罗槟让戴曦查阅跟泄露商业机密有关的法律,戴曦立马就把相关的材料发给了罗槟,这说明戴曦独立思考得出判断后,猜想罗槟肯定会需要相关的材料,于是就超前工作,提前准备好了相关的材料。

3.站在领导的位置思考。戴曦所做的一切,都是为了帮助他的上司罗槟解决问题,所以她选择站在罗槟的位置上思考问题,进而在领导需要的时候,能够观点鲜明、事实充分地提出意见建议,给领导出谋划策。

所以说,带着独立思考的工作汇报,才是领导最需要的汇报。领导不仅需要你坚决执行,更需要你出谋划策。

俗话说,在你敲响领导的门之前,你就应该想好至少3种以上的问题解决办法,并搜集这些解决办法的相关数据。

其实,在日常工作中你也可以采取这种办法,多站在领导的角度思考领导关心的是什么,想到领导前面,做到领导前面。如果你能在领导需要的时候,提出独到而且可行的见解,领导肯定会对你刮目相看,你也将跨越卓越和平庸的鸿沟,早日实现事业的成功。

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俗话说:既要埋头苦干,也要抬头看天。你本来就很优秀,千万不要让不懂汇报耽搁了你的辉煌事业。Mark收藏,要记住常学常新。

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